Interview zur Markteinführung des Bank Media Intranet & Digital Working Portal

Lothar Baldus

Die Arbeitsplatzumgebung in den Banken und Sparkassen ist häufig noch ein Abbild des funktionalen Organisationsaufbaus, wo jeder Mitarbeiter seinen klar umrissenen Aufgabenbereich hatte. In Zeiten bereichsübergreifender Unternehmensprozesse, die entweder schon digitalisiert sind oder ohne großen Aufwand digitalisiert werden können, stossen die bestehende Systeme, wie Lotus Notes, an ihre Grenzen. Die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg wird dadurch erschwert, ein schneller Überblick über die in der Bank oder Sparkasse vorhandenen (Wissens-)Datenbanken ist kaum möglich. Darunter leidet auch die Anpassungsfähigkeit der Organisation an das Marktumfeld, das häufig schnelle Reaktionen erfordert. Um den Banken und Sparkassen hier zu mehr Flexibilität zu verhelfen, hat die Bank-Media GmbH aus Freiburg ein Intranet und Digital Working Portal entwickelt. Im Interview mit Bankstil erläutert der Unternehmensgründer und  Geschäftsführer, Lothar Baldus (Bild), den Funktionsumfang und die Vorteile der Lösung für Banken und Mitarbeiter.  

Herr Baldus, was genau macht die Bank-Media GmbH Unternehmensgruppe und wodurch zeichnet sich Ihr Unternehmen aus?

Die Bank Media Unternehmensgruppe mit ihren Marken Bank-Media GmbH, Bank-Media IT- Consulting GmbH und online-Bankformulare GmbH ist einer der führenden Lösungsanbieter für die Personalisierung von Zahlungsverkehrsvordrucken in Deutschland. Innovative und vor allem sichere Online-Lösungen sowie digitale und webbasierte Angebote kennzeichnen das Produktportfolio.  
Die Bank-Media GmbH mit Sitz in Freiburg ist ein innovativer Dienstleistungsanbieter für Banken, Versicherungen und Industriekunden. Dank der Flexibilität der eingesetzten Systeme und deren Komponenten können verschiedenste Produkte mit ihren spezifischen Anforderungen und Bestellprozessen online abgebildet werden.

Neue Trends im Bereich der Digitalisierung und smarten Dienstleistungen machen es erforderlich, neue Softwarelösungen anzubieten. Mit dem Bank Media Intranet & Digital Working Portal steht Finanzinstituten nun eine innovative Plattform zur Verfügung, die alle Vorteile eines modernen Arbeitsplatzes bietet.

Digitalisierung ist das zentrale Zukunftsthema, auch bei Banken und Versicherungen. Ob Banking Software, Apps oder mobiler Zahlungsverkehr – immer mehr Dienstleistungen werden heute über smarte Anwendungen angeboten.

Welche Probleme wollen Sie mit dem Intranet & Digital Working Portal lösen?

Immer mehr Banken und Großunternehmen, wie Daimler, Evonik und Henkel haben sich dazu entschieden, IBM Notes (früher Lotus Notes) durch eine Alternative abzulösen. Die Gründe dafür sind ganz unterschiedlich gelagert. Neben den finanziellen Aspekten werden häufig mehr Flexibilität bei Collaboration-Projekten und vor allem interne Mitarbeiterkommunikation als Hauptgründe angeführt. Genau diese Vorteile heben das Bank Media Intranet & Digital Working Portal von anderen Lösungen ab.

Auch für Finanzinstitute werden smarte Intranetlösungen im Zeitalter der Digitalisierung immer wichtiger. Der Trend geht auch in dieser Branche eindeutig zum digitalen Arbeitsplatz. Moderne und flexible Kommunikations- und Arbeitsumgebungen bieten viele Vorteile bei der Kommunikation, Vernetzung, Zusammenarbeit und Prozessautomatisierung. So lässt sich die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Der digitale Arbeitsplatz fördert zudem den Austausch von Informationen und Wissen unter den Mitarbeitern.

Was hat die Bank oder Sparkasse, was hat der Anwender davon?

Mit dem Bank Media Intranet & Digital Working Portal erhalten die Finanzinstitute eine moderne, flexible und hoch performante Portallösung, die exakt auf die Bedürfnisse des Arbeitsalltags von Banken abgestimmt ist.

Unser Ziel ist es, jedem Mitarbeiter, vom Vorstand über den Organisationsleiter bis zum Berater, einen digitalen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, der zeitgemäß, individuell konfigurierbar und auf die jeweiligen Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das beste Beispiel ist unsere individuell zusammenstellbare Schnellnavigation. Diese ermöglicht jedem Anwender eine eigene Navigation, nach den für ihn wichtigsten Inhalten, zusammenzustellen. So lässt sich im Arbeitsalltag sehr viel Zeit sparen, denn für Routinearbeiten entfällt ein lästiges Suchen.

Das Bank Media Intranet & Digital Working Portal ist selbstverständlich mittels dynamischer Schnittstellen mit allen relevanten Systemen vernetzt. So haben wir speziell für die Sparkassen eine Schnittstelle entwickelt, mit der wir auf das Kernbankensystem OSPlus zugreifen können. Somit lassen sich beispielsweise Verträge oder kundenspezifische Dokumente per Mausklick personalisieren.

Selbstverständlich ermöglicht ein responsives Design ein flexibles Arbeiten mit allen mobilen Endgeräten.

In welcher Hinsicht geht Ihre Lösung über Lotus Notes hinaus; was macht die Lösung zukunftssicher?

Das Bank Media Intranet & Digital Working Portal ist auf Basis von Intrexx entwickelt worden. Intrexx ist eine moderne Portalsoftware von einem der Marktführer in Deutschland: United Planet in Freiburg. Der Vorteil dieser Portallösung liegt darin, dass trotz der hohen Komplexität das Programm ein Maximum an Flexibilität und Sicherheit bietet. Insbesondere das Thema Sicherheit ist für die Bankenbranche ein sehr zentrales Thema. Als Premiumpartner wissen wir zudem, dass United Planet bereits heute an den Lösungen für Übermorgen arbeitet und strategisch bestens für die Zukunft gerüstet ist.

Diese Vorteile können aktuell von IBM Notes nicht gewährleistet werden. Ein starres Datenbankdesign und keine Weiteentwicklung in Richtung digitales Arbeiten bieten keine perspektivische Grundlage für Unternehmen.

Für einen reibungslosen Übergang zum Bank Media Intranet & Digital Working Portal haben wir extra einen IBM Notes Connector, der es uns ermöglicht, auf alle Daten zuzugreifen. So können wir eine datenbankübergreifende Suche nach Information oder die web- und browserfähige Aufarbeitung der Datenbestände ermöglichen und für das Prozessmanagement nutzen.

Besteht nicht die Gefahr, dass das Intranet & Digital Working Portal die Aufbau- und Ablauforganisation lediglich abbildet und damit bestehende Defizite bzw. Dysfunktionen fortschreibt?

Die Hauptaufgabe eines modernen Workflow- und Prozessmanagements besteht darin, komplexe Abläufe einfach, transparent und effizient umzusetzen. Bestehende Prozesse sollten optimiert und flexibel angepasst werden können. Nur so können technologische Entwicklungen oder strukturelle Änderungen problemlos berücksichtigt werden.

Damit bestehende Defizite bzw. Dysfunktionen in der Ablauforganisation nicht 1:1 übernommen werden, bieten wir unseren Kunden Workshops an. Diese Workshops in der frühen Projektphase sollen dazu dienen, die Möglichkeiten des Portals mit den bestehenden Prozessen abzugleichen und Optimierungen zu erarbeiten.

Mit der Workflowmanagement-App können die Banken zudem eine Vielzahl kleinerer Prozesse selbst einrichten. So lassen sich kleinere Datenerfassungsmasken und Workflows, wie Freigabe-, Genehmigungs-, Wiedervorlage- und Eskalationsprozesse selbst administrieren oder mehrdimensionale Projekte effizient managen.

Wie kann das Intranet & Digital Working Portal das sogenannte organisatorische Lernen unterstützen?

Das Thema organisatorisches Lernen ist eins der zentralen Themen, dem sich jedes Unternehmen stellen muss. Der ständige Wandel von marktspezifischen Veränderungen auf nationaler und internationaler Ebene sowie laufende gesetzliche Anforderungen müssen in der Organisation umgesetzt und jedem Mitarbeiter vermittelt werden.

Mit dem Bank Media Intranet & Digital Working Portal können Changemanagement-Prozesse eingesteuert werden. So lassen sich neue Anforderungen an die Unternehmensstruktur sowie die Mitarbeiter effektiv gestalten, gezielt steuern und kontinuierlich verbessern. Zusätzlich lassen sich mit der Applikation Prozesse aus strategischer Sicht bewerten und priorisieren. Die Bewertung und Priorisierung dient dazu, den „Reifegrad“ der Prozesse zu ermitteln und den Handlungsbedarf für Prozessverbesserungen zu bestimmen. Die Ergebnisse fließen in eine Gesamtbetrachtung ein und können entsprechend ausgewertet und interpretiert werden.

Um die Mitarbeiter frühzeitig in strategische Veränderungsprozesse einzubeziehen stehen Wiki-Apps und Mitteilungs-Apps zur Verfügung. Hiermit können die Mitarbeiter bereits in der Frühphase informiert und in den Prozess eingeführt werden. Mit der Schulungs- und Unterweisungs-App lassen sich dann gezielt Qualifikationsmaßnahmen der Mitarbeiter planen und dokumentieren.

Welche Aufwände kommen auf die Banken und Sparkassen für die Implementierung, die Betreuung und die Weiterentwicklung zu?

Im Wesentlichen besteht das Bank Media Intranet & Digital Working Portal, wie die meisten Softwarelösungen, aus einem zweistufigen Lizenzmodel. Neben einer Basislizenz für den Portal Server und den dazugehörigen Userlizenzen, kann der Kunde über den App-Store flexibel nach Bedarf weitere Ergänzungsapplikation dazu buchen. Für die Wartung und Softwarepflege gibt es einen Software Service Vertrag.

Je nach Qualifikationsgrad können die Kunden auch eine Vielzahl an Einstellungen, Prozesse oder Weiterentwicklungen selbst vornehmen. 

Müssen die Anwender eigens geschult werden oder ist das Portal intuitiv bzw. selbsterklärend? 

Einer der zentralen Vorteile unseres Bank Media Intranet & Digital Working Portals ist die sehr einfache Usability. Dies war auch einer der Gründe, warum wir uns dafür entschieden haben, Intrexx von United Planet als Grundlage dafür zu nehmen.

Das von uns entworfene Dashboard inklusive der flexiblen Schnellnavigation ermöglicht dem Anwender einen schnellen Einstieg und eine sehr leichte und schnelle Navigation. Die Apps lassen sich einfach zu- und abschalten, so dass jeder User seine eigene Benutzeroberfläche erstellen kann. Damit lässt sich eine für den Arbeitsalltag effiziente Menüstruktur erstellen, die einen schnellen und übersichtlichen Zugriff auf relevante Informationen bietet.

Je nach Qualifizierungsgrad stellen wir natürlich auch Schulungen zur Verfügung. Einen Administrator, der später Workflows und Prozesse selbst erstellen möchte, müssen wir natürlich intensiver an das Portal heranführen als z.B. einen Redakteur. Je nach Schulungsaufwand und Dauer, bieten wir Präsenzschulungen vor Ort als auch ein- oder mehrstufige Webinare an. 

Gibt es bereits Pilotkunden? 

Mit der Volksbank Freiburg konnten wir vom Start weg eine der Top 50 Volksbanken für unser Projekt begeistern. Besonders die Flexibilität bei der Auswahl der Apps, das individuelle Volksbank-Design als auch die sehr einfache Usability inkl. der Schnellnavigation haben sofort alle Beteiligten überzeugt. Mit der Markteinführung konnten wir auch die ersten Apps implementieren und in Kürze wird das Portal für alle Mitarbeiter freigeschaltet.

Die Resonanz auf das im August 2017 eingeführte Bank Media Intranet & Digital Working Portal war überwältigend. Wir hatten im September bereits über 100 Anfragen von Volks- und Raiffeisenbank sowie Sparkassen aus der gesamten Bundesrepublik. Dieses positive Feedback bestätig uns darin, dass wir den richtigen Weg eingeschlagen haben.

Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren, wohin will sich die Bank-Media GmbH (noch) entwickeln?

Als FinTech Unternehmen möchten wir uns weiter als Spezialist für Digitalisierung im Banken- und Versicherungssektor positionieren. Mit unserem Bank Media Intranet & Digital Working Portal haben wir eine gute Basis als professioneller Lösungspartner für eine digitale Zukunft geschaffen, die wir nun gezielt weiter ausbauen möchten. Durch die modulare Portalstruktur können wir kunden- oder branchenspezifische Anforderungen entwickeln und über unseren App-Store vertreiben.

Da bereits die nächste Generation im Unternehmen in einer Führungsposition verankert ist, können wir unseren Kunden auch in diesem Punkt eine Kontinuität und Planungssicherheit bieten.

Herr Baldus, besten Dank für das Gespräch! 

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