Die Arbeits­platz­um­ge­bung in den Ban­ken und Spar­kas­sen ist häu­fig noch ein Abbild des funk­tio­na­len Orga­ni­sa­ti­ons­auf­baus, wo jeder Mit­ar­bei­ter sei­nen klar umris­se­nen Auf­ga­ben­be­reich hat­te. In Zei­ten bereichs­über­grei­fen­der Unter­neh­mens­pro­zes­se, die ent­we­der schon digi­ta­li­siert sind oder ohne gro­ßen Auf­wand digi­ta­li­siert wer­den kön­nen, stos­sen die bestehen­de Sys­te­me, wie Lotus Notes, an ihre Gren­zen. Die Zusam­men­ar­beit über Abtei­lun­gen und Stand­or­te hin­weg wird dadurch erschwert, ein schnel­ler Über­blick über die in der Bank oder Spar­kas­se vor­han­de­nen (Wissens-)Datenbanken ist kaum mög­lich. Dar­un­ter lei­det auch die Anpas­sungs­fä­hig­keit der Orga­ni­sa­ti­on an das Markt­um­feld, das häu­fig schnel­le Reak­tio­nen erfor­dert. Um den Ban­ken und Spar­kas­sen hier zu mehr Fle­xi­bi­li­tät zu ver­hel­fen, hat die Bank-Media GmbH aus Frei­burg ein Intra­net und Digi­tal Working Por­tal ent­wi­ckelt. Im Inter­view mit Bank­stil erläu­tert der Unter­neh­mens­grün­der und  Geschäfts­füh­rer, Lothar Bal­dus (Bild), den Funk­ti­ons­um­fang und die Vor­tei­le der Lösung für Ban­ken und Mitarbeiter. 

Herr Bal­dus, was genau macht die Bank-Media GmbH Unter­neh­mens­grup­pe und wodurch zeich­net sich Ihr Unter­neh­men aus?

Die Bank Media Unter­neh­mens­grup­pe mit ihren Mar­ken Bank-Media GmbH, Bank-Media IT- Con­sul­ting GmbH und online-Bank­for­mu­la­re GmbH ist einer der füh­ren­den Lösungs­an­bie­ter für die Per­so­na­li­sie­rung von Zah­lungs­ver­kehrs­vor­dru­cken in Deutsch­land. Inno­va­ti­ve und vor allem siche­re Online-Lösun­gen sowie digi­ta­le und web­ba­sier­te Ange­bo­te kenn­zeich­nen das Pro­dukt­port­fo­lio.  
Die Bank-Media GmbH mit Sitz in Frei­burg ist ein inno­va­ti­ver Dienst­leis­tungs­an­bie­ter für Ban­ken, Ver­si­che­run­gen und Indus­trie­kun­den. Dank der Fle­xi­bi­li­tät der ein­ge­setz­ten Sys­te­me und deren Kom­po­nen­ten kön­nen ver­schie­dens­te Pro­duk­te mit ihren spe­zi­fi­schen Anfor­de­run­gen und Bestell­pro­zes­sen online abge­bil­det werden.

Neue Trends im Bereich der Digi­ta­li­sie­rung und smar­ten Dienst­leis­tun­gen machen es erfor­der­lich, neue Soft­ware­lö­sun­gen anzu­bie­ten. Mit dem Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal steht Finanz­in­sti­tu­ten nun eine inno­va­ti­ve Platt­form zur Ver­fü­gung, die alle Vor­tei­le eines moder­nen Arbeits­plat­zes bietet.

Digi­ta­li­sie­rung ist das zen­tra­le Zukunfts­the­ma, auch bei Ban­ken und Ver­si­che­run­gen. Ob Ban­king Soft­ware, Apps oder mobi­ler Zah­lungs­ver­kehr – immer mehr Dienst­leis­tun­gen wer­den heu­te über smar­te Anwen­dun­gen angeboten. 

Wel­che Pro­ble­me wol­len Sie mit dem Intra­net & Digi­tal Working Por­tal lösen?

Immer mehr Ban­ken und Groß­un­ter­neh­men, wie Daim­ler, Evo­nik und Hen­kel haben sich dazu ent­schie­den, IBM Notes (frü­her Lotus Notes) durch eine Alter­na­ti­ve abzu­lö­sen. Die Grün­de dafür sind ganz unter­schied­lich gela­gert. Neben den finan­zi­el­len Aspek­ten wer­den häu­fig mehr Fle­xi­bi­li­tät bei Col­la­bo­ra­ti­on-Pro­jek­ten und vor allem inter­ne Mit­ar­bei­ter­kom­mu­ni­ka­ti­on als Haupt­grün­de ange­führt. Genau die­se Vor­tei­le heben das Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal von ande­ren Lösun­gen ab.

Auch für Finanz­in­sti­tu­te wer­den smar­te Intra­net­lö­sun­gen im Zeit­al­ter der Digi­ta­li­sie­rung immer wich­ti­ger. Der Trend geht auch in die­ser Bran­che ein­deu­tig zum digi­ta­len Arbeits­platz. Moder­ne und fle­xi­ble Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Arbeits­um­ge­bun­gen bie­ten vie­le Vor­tei­le bei der Kom­mu­ni­ka­ti­on, Ver­net­zung, Zusam­men­ar­beit und Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung. So lässt sich die Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit stei­gern. Der digi­ta­le Arbeits­platz för­dert zudem den Aus­tausch von Infor­ma­tio­nen und Wis­sen unter den Mitarbeitern.

Was hat die Bank oder Spar­kas­se, was hat der Anwen­der davon?

Mit dem Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal erhal­ten die Finanz­in­sti­tu­te eine moder­ne, fle­xi­ble und hoch per­for­man­te Por­tal­lö­sung, die exakt auf die Bedürf­nis­se des Arbeits­all­tags von Ban­ken abge­stimmt ist.

Unser Ziel ist es, jedem Mit­ar­bei­ter, vom Vor­stand über den Orga­ni­sa­ti­ons­lei­ter bis zum Bera­ter, einen digi­ta­len Arbeits­platz zur Ver­fü­gung zu stel­len, der zeit­ge­mäß, indi­vi­du­ell kon­fi­gu­rier­bar und auf die jewei­li­gen Bedürf­nis­se zuge­schnit­ten ist. Das bes­te Bei­spiel ist unse­re indi­vi­du­ell zusam­men­stell­ba­re Schnell­na­vi­ga­ti­on. Die­se ermög­licht jedem Anwen­der eine eige­ne Navi­ga­ti­on, nach den für ihn wich­tigs­ten Inhal­ten, zusam­men­zu­stel­len. So lässt sich im Arbeits­all­tag sehr viel Zeit spa­ren, denn für Rou­ti­ne­ar­bei­ten ent­fällt ein läs­ti­ges Suchen. 

Das Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal ist selbst­ver­ständ­lich mit­tels dyna­mi­scher Schnitt­stel­len mit allen rele­van­ten Sys­te­men ver­netzt. So haben wir spe­zi­ell für die Spar­kas­sen eine Schnitt­stel­le ent­wi­ckelt, mit der wir auf das Kern­ban­ken­sys­tem OSPlus zugrei­fen kön­nen. Somit las­sen sich bei­spiels­wei­se Ver­trä­ge oder kun­den­spe­zi­fi­sche Doku­men­te per Maus­klick personalisieren.

Selbst­ver­ständ­lich ermög­licht ein respon­si­ves Design ein fle­xi­bles Arbei­ten mit allen mobi­len Endgeräten. 

In wel­cher Hin­sicht geht Ihre Lösung über Lotus Notes hin­aus; was macht die Lösung zukunftssicher?

Das Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal ist auf Basis von Intre­xx ent­wi­ckelt wor­den. Intre­xx ist eine moder­ne Por­tal­soft­ware von einem der Markt­füh­rer in Deutsch­land: United Pla­net in Frei­burg. Der Vor­teil die­ser Por­tal­lö­sung liegt dar­in, dass trotz der hohen Kom­ple­xi­tät das Pro­gramm ein Maxi­mum an Fle­xi­bi­li­tät und Sicher­heit bie­tet. Ins­be­son­de­re das The­ma Sicher­heit ist für die Ban­ken­bran­che ein sehr zen­tra­les The­ma. Als Pre­mi­um­part­ner wis­sen wir zudem, dass United Pla­net bereits heu­te an den Lösun­gen für Über­mor­gen arbei­tet und stra­te­gisch bes­tens für die Zukunft gerüs­tet ist.

Die­se Vor­tei­le kön­nen aktu­ell von IBM Notes nicht gewähr­leis­tet wer­den. Ein star­res Daten­bank­de­sign und kei­ne Wei­te­ent­wick­lung in Rich­tung digi­ta­les Arbei­ten bie­ten kei­ne per­spek­ti­vi­sche Grund­la­ge für Unternehmen. 

Für einen rei­bungs­lo­sen Über­gang zum Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal haben wir extra einen IBM Notes Con­nec­tor, der es uns ermög­licht, auf alle Daten zuzu­grei­fen. So kön­nen wir eine daten­bank­über­grei­fen­de Suche nach Infor­ma­ti­on oder die web- und brow­ser­fä­hi­ge Auf­ar­bei­tung der Daten­be­stän­de ermög­li­chen und für das Pro­zess­ma­nage­ment nutzen. 

Besteht nicht die Gefahr, dass das Intra­net & Digi­tal Working Por­tal die Auf­bau- und Ablauf­or­ga­ni­sa­ti­on ledig­lich abbil­det und damit bestehen­de Defi­zi­te bzw. Dys­funk­tio­nen fortschreibt?

Die Haupt­auf­ga­be eines moder­nen Work­flow- und Pro­zess­ma­nage­ments besteht dar­in, kom­ple­xe Abläu­fe ein­fach, trans­pa­rent und effi­zi­ent umzu­set­zen. Bestehen­de Pro­zes­se soll­ten opti­miert und fle­xi­bel ange­passt wer­den kön­nen. Nur so kön­nen tech­no­lo­gi­sche Ent­wick­lun­gen oder struk­tu­rel­le Ände­run­gen pro­blem­los berück­sich­tigt werden.

Damit bestehen­de Defi­zi­te bzw. Dys­funk­tio­nen in der Ablauf­or­ga­ni­sa­ti­on nicht 1:1 über­nom­men wer­den, bie­ten wir unse­ren Kun­den Work­shops an. Die­se Work­shops in der frü­hen Pro­jekt­pha­se sol­len dazu die­nen, die Mög­lich­kei­ten des Por­tals mit den bestehen­den Pro­zes­sen abzu­glei­chen und Opti­mie­run­gen zu erarbeiten. 

Mit der Work­flow­ma­nage­ment-App kön­nen die Ban­ken zudem eine Viel­zahl klei­ne­rer Pro­zes­se selbst ein­rich­ten. So las­sen sich klei­ne­re Daten­er­fas­sungs­mas­ken und Work­flows, wie Freigabe‑, Genehmigungs‑, Wie­der­vor­la­ge- und Eska­la­ti­ons­pro­zes­se selbst admi­nis­trie­ren oder mehr­di­men­sio­na­le Pro­jek­te effi­zi­ent managen.

Wie kann das Intra­net & Digi­tal Working Por­tal das soge­nann­te orga­ni­sa­to­ri­sche Ler­nen unterstützen?

Das The­ma orga­ni­sa­to­ri­sches Ler­nen ist eins der zen­tra­len The­men, dem sich jedes Unter­neh­men stel­len muss. Der stän­di­ge Wan­del von markt­spe­zi­fi­schen Ver­än­de­run­gen auf natio­na­ler und inter­na­tio­na­ler Ebe­ne sowie lau­fen­de gesetz­li­che Anfor­de­run­gen müs­sen in der Orga­ni­sa­ti­on umge­setzt und jedem Mit­ar­bei­ter ver­mit­telt werden.

Mit dem Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal kön­nen Chan­ge­ma­nage­ment-Pro­zes­se ein­ge­steu­ert wer­den. So las­sen sich neue Anfor­de­run­gen an die Unter­neh­mens­struk­tur sowie die Mit­ar­bei­ter effek­tiv gestal­ten, gezielt steu­ern und kon­ti­nu­ier­lich ver­bes­sern. Zusätz­lich las­sen sich mit der Appli­ka­ti­on Pro­zes­se aus stra­te­gi­scher Sicht bewer­ten und prio­ri­sie­ren. Die Bewer­tung und Prio­ri­sie­rung dient dazu, den „Rei­fe­grad“ der Pro­zes­se zu ermit­teln und den Hand­lungs­be­darf für Pro­zess­ver­bes­se­run­gen zu bestim­men. Die Ergeb­nis­se flie­ßen in eine Gesamt­be­trach­tung ein und kön­nen ent­spre­chend aus­ge­wer­tet und inter­pre­tiert werden.

Um die Mit­ar­bei­ter früh­zei­tig in stra­te­gi­sche Ver­än­de­rungs­pro­zes­se ein­zu­be­zie­hen ste­hen Wiki-Apps und Mit­tei­lungs-Apps zur Ver­fü­gung. Hier­mit kön­nen die Mit­ar­bei­ter bereits in der Früh­pha­se infor­miert und in den Pro­zess ein­ge­führt wer­den. Mit der Schu­lungs- und Unter­wei­sungs-App las­sen sich dann gezielt Qua­li­fi­ka­ti­ons­maß­nah­men der Mit­ar­bei­ter pla­nen und dokumentieren.

Wel­che Auf­wän­de kom­men auf die Ban­ken und Spar­kas­sen für die Imple­men­tie­rung, die Betreu­ung und die Wei­ter­ent­wick­lung zu?

Im Wesent­li­chen besteht das Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal, wie die meis­ten Soft­ware­lö­sun­gen, aus einem zwei­stu­fi­gen Lizenz­mo­del. Neben einer Basis­li­zenz für den Por­tal Ser­ver und den dazu­ge­hö­ri­gen User­li­zen­zen, kann der Kun­de über den App-Store fle­xi­bel nach Bedarf wei­te­re Ergän­zungs­ap­pli­ka­ti­on dazu buchen. Für die War­tung und Soft­ware­pfle­ge gibt es einen Soft­ware Ser­vice Vertrag.

Je nach Qua­li­fi­ka­ti­ons­grad kön­nen die Kun­den auch eine Viel­zahl an Ein­stel­lun­gen, Pro­zes­se oder Wei­ter­ent­wick­lun­gen selbst vornehmen. 

Müs­sen die Anwen­der eigens geschult wer­den oder ist das Por­tal intui­tiv bzw. selbsterklärend? 

Einer der zen­tra­len Vor­tei­le unse­res Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tals ist die sehr ein­fa­che Usa­bi­li­ty. Dies war auch einer der Grün­de, war­um wir uns dafür ent­schie­den haben, Intre­xx von United Pla­net als Grund­la­ge dafür zu nehmen.

Das von uns ent­wor­fe­ne Dash­board inklu­si­ve der fle­xi­blen Schnell­na­vi­ga­ti­on ermög­licht dem Anwen­der einen schnel­len Ein­stieg und eine sehr leich­te und schnel­le Navi­ga­ti­on. Die Apps las­sen sich ein­fach zu- und abschal­ten, so dass jeder User sei­ne eige­ne Benut­zer­ober­flä­che erstel­len kann. Damit lässt sich eine für den Arbeits­all­tag effi­zi­en­te Menü­struk­tur erstel­len, die einen schnel­len und über­sicht­li­chen Zugriff auf rele­van­te Infor­ma­tio­nen bietet.

Je nach Qua­li­fi­zie­rungs­grad stel­len wir natür­lich auch Schu­lun­gen zur Ver­fü­gung. Einen Admi­nis­tra­tor, der spä­ter Work­flows und Pro­zes­se selbst erstel­len möch­te, müs­sen wir natür­lich inten­si­ver an das Por­tal her­an­füh­ren als z.B. einen Redak­teur. Je nach Schu­lungs­auf­wand und Dau­er, bie­ten wir Prä­senz­schu­lun­gen vor Ort als auch ein- oder mehr­stu­fi­ge Web­i­na­re an. 

Gibt es bereits Pilotkunden? 

Mit der Volks­bank Frei­burg konn­ten wir vom Start weg eine der Top 50 Volks­ban­ken für unser Pro­jekt begeis­tern. Beson­ders die Fle­xi­bi­li­tät bei der Aus­wahl der Apps, das indi­vi­du­el­le Volks­bank-Design als auch die sehr ein­fa­che Usa­bi­li­ty inkl. der Schnell­na­vi­ga­ti­on haben sofort alle Betei­lig­ten über­zeugt. Mit der Markt­ein­füh­rung konn­ten wir auch die ers­ten Apps imple­men­tie­ren und in Kür­ze wird das Por­tal für alle Mit­ar­bei­ter freigeschaltet.

Die Reso­nanz auf das im August 2017 ein­ge­führ­te Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal war über­wäl­ti­gend. Wir hat­ten im Sep­tem­ber bereits über 100 Anfra­gen von Volks- und Raiff­ei­sen­bank sowie Spar­kas­sen aus der gesam­ten Bun­des­re­pu­blik. Die­ses posi­ti­ve Feed­back bestä­tig uns dar­in, dass wir den rich­ti­gen Weg ein­ge­schla­gen haben.

Wo sehen Sie Ihr Unter­neh­men in fünf Jah­ren, wohin will sich die Bank-Media GmbH (noch) entwickeln?

Als Fin­Tech Unter­neh­men möch­ten wir uns wei­ter als Spe­zia­list für Digi­ta­li­sie­rung im Ban­ken- und Ver­si­che­rungs­sek­tor posi­tio­nie­ren. Mit unse­rem Bank Media Intra­net & Digi­tal Working Por­tal haben wir eine gute Basis als pro­fes­sio­nel­ler Lösungs­part­ner für eine digi­ta­le Zukunft geschaf­fen, die wir nun gezielt wei­ter aus­bau­en möch­ten. Durch die modu­la­re Por­tal­struk­tur kön­nen wir kun­den- oder bran­chen­spe­zi­fi­sche Anfor­de­run­gen ent­wi­ckeln und über unse­ren App-Store vertreiben.

Da bereits die nächs­te Gene­ra­ti­on im Unter­neh­men in einer Füh­rungs­po­si­ti­on ver­an­kert ist, kön­nen wir unse­ren Kun­den auch in die­sem Punkt eine Kon­ti­nui­tät und Pla­nungs­si­cher­heit bieten.

Herr Bal­dus, bes­ten Dank für das Gespräch!